Ansatz · 05
Vorhaben
Bevor ein Vorhaben gesteuert werden kann, muss klar sein, was es eigentlich ist. Ein Projekt, ein Programm, eine komplexe Aufgabe oder eine Daueraufgabe, die eine eigene Stelle braucht? Wer das falsch einschätzt, setzt von Anfang an falsch auf.
Ein Projekt ist keine große Aufgabe
Ein Projekt ist nicht einfach eine große oder wichtige Aufgabe. Zwei Dinge machen es aus. Das erste ist die Neuartigkeit: Das Vorhaben ist in dieser Form noch nicht gemacht worden. Der Weg ist zu Beginn nicht vollständig bekannt, und das Risiko, zu scheitern, ist eingebaut. Das zweite ist der Umfang: Ein Projekt braucht eigene Ziele, eigene Ressourcen und eine eigene Steuerung, befristet und neben dem laufenden Betrieb. Eine Aufgabe kann aufwendig und einmalig sein und trotzdem kein Projekt. Ist der Weg bekannt, bleibt sie eine Aufgabe, so groß sie auch ist.
Was ist das Vorhaben eigentlich?
- Linienaufgabe: wiederkehrend und bekannt. Sie gehört in die Linie.
- Komplexe Aufgabe: einmalig und aufwendig, aber der Weg ist bekannt. Sie gehört in die Linie, mit klarer Verantwortung und ohne Projektapparat.
- Projekt: neu, befristet und mit eingebauter Unsicherheit. Es braucht eine eigene Projektorganisation. Bleibt es in einem Bereich, kann es aus der Linie heraus geführt werden. Reicht es darüber hinaus, braucht es eine Projektleitung, die über den Bereichen steht.
- Programm: mehrere zusammenhängende Projekte mit einem gemeinsamen Ziel. Es braucht eine Programmleitung, die die Projekte zusammenführt.
- Daueraufgabe: neu, aber ohne Ende. Sie braucht eine eigene Stelle oder Organisationseinheit, kein Projekt.
Wenn das Vorhaben falsch verortet ist
Häufig werden Projekte aufgesetzt, die gar keine Projekte sind. Ein Beispiel: Ein Haus startet das Projekt Energiemanagement, mit einer Projektleitung, die in Wahrheit eine Abteilung leitet. Denn Energiemanagement ist auf Dauer angelegt. Die Einführung hätte ein Projekt sein können, der Betrieb ist eine Daueraufgabe und braucht eine eigene Stelle. Ein Projekt war es nie, es wurde nur so genannt. Weil das Vorhaben von Anfang an irreführend aufgesetzt war, hat es nicht funktioniert, und es ging schneller nach hinten los, als allen lieb war.
Die Verwechslung geht in alle Richtungen. Wird eine Daueraufgabe als Projekt geführt, endet das Projekt nie. Wird ein Programm als einzelnes Projekt geführt, ist die Projektleitung überlastet, und Synergien bleiben liegen. Wird eine komplexe Aufgabe als Projekt aufgezogen, entsteht Aufwand ohne Nutzen. Und wird ein Projekt wie eine Aufgabe behandelt, fehlen Struktur und Mandat, sobald es schwierig wird.
Die Schwierigkeit erkennen
Wie schwierig ein Vorhaben ist, zeigt sich an vier Fragen: Wie neu ist es? Wie weit reicht es? Von wie vielen anderen Vorhaben, Systemen und Menschen hängt es ab? Und wie viel Veränderung verlangt es von den Menschen, die damit arbeiten werden?
Gerade die letzte Frage wird oft unterschätzt. Viele Führungskräfte kennen Begriffe wie Change Management aus Seminaren und Fachliteratur. Wie man Change Management operativ umsetzt, ist damit noch nicht beantwortet. Wer sagt, Kommunikation sei ein entscheidender Faktor der Veränderung, und im nächsten Satz, man müsse nicht bei jedem Termin dabei sein, hat das Vorhaben unterschätzt. Veränderung braucht im Operativen sichtbare Leitung, Zeit für die Beteiligten und Formate, in denen sie stattfinden kann.
Prüffragen: Ist Ihr Vorhaben richtig eingeordnet?
Hat das Vorhaben ein Ende?
Gibt es einen Zeitpunkt, an dem es abgeschlossen und an den Betrieb übergeben ist, oder ist es auf Dauer angelegt?
Was daran ist wirklich neu?
Gibt es Erfahrung mit vergleichbaren Vorhaben im Haus, oder betreten alle Beteiligten Neuland?
Wie weit reicht es?
Bleibt es in einem Bereich, oder berührt es mehrere Berufsgruppen, Systeme und Standorte?
Ist es ein Projekt oder mehrere?
Lässt sich das Ziel mit einem Projekt erreichen, oder hängen mehrere Projekte zusammen, die gemeinsam gesteuert werden müssen?
Wie viel Veränderung verlangt es, und von wem?
Ändern sich Abläufe, Rollen und Gewohnheiten, und ist die Leitung bereit, diese Veränderung selbst sichtbar mitzutragen?
Was ist Ihr Vorhaben?
Im Projektmanagement-Check ordnen wir Ihre Vorhaben gemeinsam ein: was Projekt ist, was Programm, was Aufgabe, und was eigentlich eine eigene Stelle braucht.